Teamleader Office

Krijg jij energie van het begeleiden van ervaren professionals én van het slimmer en professioneler organiseren van werk? Bij CHDR geef je leiding aan een ervaren secretariaat- en receptieteam dat grotendeels zelfstandig werkt. Je zorgt voor verbinding, overzicht en continuïteit en krijgt tegelijkertijd de ruimte om samen met het team verbeteringen in werkwijzen en processen te realiseren. Je werkt zelf actief mee op het secretariaat en receptie.

Hoe ziet de functie eruit?

Je geeft leiding aan 2 medewerkers op het secretariaat en 2 receptionistes en bent daarnaast verantwoordelijk voor 8 oproepkrachten voor de receptie. Het is een ervaren team dat de organisatie goed kent en grotendeels zelfstandig werkt. Jij ondersteunt hen waar nodig, zorgt voor verbinding en continuïteit en werkt samen met het team aan verdere professionalisering van het secretariaat en de receptie. Verdere werkzaamheden zijn:

Je bent verantwoordelijk voor de begeleiding en ontwikkeling van de medewerkers, waaronder functionerings- en verzuimgesprekken. Waar nodig werk je zelf actief mee op het secretariaat of de receptie.
Bewaken van prioriteiten, capaciteit en continuïteit en waar nodig ondersteunen bij de verdeling van werkzaamheden.
Organiseren en voorzitten van team overleggen.
Samen met het team initiëren en implementeren van verbeteringen in werkprocessen, samenwerking en dienstverlening.
Agendabeheer voor management en Research Directors, en ondersteuning bij educatieactiviteiten en trainingen.
Beheer van e-mailboxen, intranetpagina’s, archief- en adresbeheer.
Organisatie van interne en externe events en coördinatie van dienstreizen.
Incidenteel je de Raad van Bestuur en Raad van Toezicht.

Zo zorgt CHDR voor jou

Als Teamleader Office start je met een jaarcontract voor 32 uur per week (met uitzicht op een contract voor onbepaalde tijd). De bijbehorende arbeidsvoorwaarden zijn (op basis van 40 uur):

Regelmatige werktijden (maandag t/m vrijdag tussen 08:00 en 17:30 uur).
Je ontvangt een passend salaris (start €3674,00 - €5381,00 op basis van expertise).
Je bouwt een goed pensioen op bij pensioenfonds ABP, krijgt 8% vakantietoeslag en een eindejaarsuitkering van minimaal 3,8% en maximaal 12%.
25 vakantiedagen per jaar + een Diversiteitsdag.
Mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling door trainingen of certificeringen, gefinancierd door CHDR.
Het CHDR is goed bereikbaar, station Leiden centraal ligt op 10 minuten lopen. Je ov-kosten worden tot 100% vergoed en je kunt voordelig een (elektrische) fiets aanschaffen.

CHDR draagt ook bij aan een plezierige werkomgeving door wekelijkse vrijdagmiddagborrels en het organiseren van een jaarlijks kerstdiner en een uitstapje naar de Ardennen, wat de onderlinge band verder versterkt. Daarnaast biedt CHDR ook gratis toegang tot OpenUp, een online platform voor mentale gezondheid, veerkracht en persoonlijke ontwikkeling, met masterclasses, groepssessies en 1-op-1 gesprekken met coaches. Ook beschikbaar voor gezinsleden.

Dit breng je mee naar CHDR

Als Teamleader Office ben je een organisatorisch sterke en servicegerichte professional die energie krijgt van samenwerken en verbeteren. Je geeft op een coachende en benaderbare manier leiding. Je weet ervaren, zelfstandig werkende collega’s te ondersteunen en mee te nemen in veranderingen. Daarbij ben je organisatiesensitief, communiceer je gemakkelijk op verschillende niveaus en ga je zorgvuldig en discreet om met vertrouwelijke informatie. Je ziet kansen om werkprocessen slimmer en professioneler in te richten en weet deze samen met het team in de praktijk te brengen. Digitale systemen maak je je snel eigen. Verder heb of ben je:

HBO werk- en denkniveau.
Ruime ervaring binnen office management, secretariaat en receptie.
Aantoonbare ervaring met het aansturen en begeleiden van medewerkers.
Ervaring met het verbeteren van werkprocessen en het meenemen van collega’s in veranderingen.
Ervaring met roostering en verschillende contractvormen is een pré.
Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal.

Wie zijn wij?

Het Centre for Human Drug Research (CHDR) is een stichting die is gevestigd in het Leiden Bio Science Park. Sinds de oprichting in 1987 is het CHDR uitgegroeid tot een innovatief instituut op het gebied van klinische geneesmiddelontwikkeling. We doen hier jaarlijks tientallen onderzoeken bij gezonde vrijwilligers en patiënten. We werken nauw samen met universitaire medische centra, grote ziekenhuizen en met wetenschappers over de hele wereld. Dit doen we met in totaal zo’n 300 vaste collega's. Ook werken er meer dan 100 studenten om ons te helpen en werkervaring op te doen.

Enthousiast geworden?

Je kunt je CV en motivatie opsturen door op de groene knop ‘Solliciteren’ te klikken. Vervolgens zal iemand van het HR-team zo snel mogelijk contact met je opnemen. Mocht je profiel passend zijn dan nodigen we je graag uit voor twee gespreksronden samen met teamleiders en collega’s. Ook vragen we je een assessment af te nemen, om je beter te leren kennen. Mocht je nog vragen hebben over de functie, dan kun je contact opnemen met Helma Nederend (Hnederend@chdr.nl).